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Effektives Praxismanagement: Optimierung von Abläufen und der Patientenzufriedenheit

Egal, ob Zahnarzt, Hausarzt oder Gynäkologe. Ein effektives Praxismanagement ist in der heutigen Zeit unerlässlich. Ärzte können mithilfe von digitalen Systemen und einem eingespielten Team ihre Abläufe optimieren und die Patientenzufriedenheit steigern. Dank eines funktionierenden Praxismanagements kann der tägliche Arbeitsaufwand minimiert werden. So bleibt letztlich mehr Zeit, um sich auf Beratung und Behandlung konzentrieren zu können.
 

Praxismanagement

 

Papierlose Arztpraxis: Der Weg zur Digitalisierung

Die Digitalisierung hat längst Einzug in alle Bereiche des Lebens gehalten. Das Smartphone ist Ihr täglicher Begleiter und ermöglicht den ständigen Zugang zu Online-Shops, Social-Media-Kanälen und Google. Auch im Beruf geht der Trend immer weiter hin zu digitalen Systemen. Ärzte können das Praxismanagement mittlerweile vollständig digitalisieren. Der Weg zur papierlosen Praxis ist aber nicht unbedingt einfach. Vor allem ältere Mitarbeiter trennen sich nur ungern von ihren Arbeitsroutinen.

 

Wenn nun das gesamte Praxismanagement digitalisiert wird, sollte im ersten Schritt die nötige Aufklärung betrieben werden. Sie als Arzt müssen dabei die Vorteile der vereinfachten MKG-Abrechnung über externe Partner und der Online-Terminverwaltung erklären. Der Einsatz von elektronischen Patientenakten geht häufig mit der Angst einher, dass durch die Digitalisierung der Arbeitsplatz verloren gehen könnte. Das ist aber keinesfalls das Ziel des effektiven Praxismanagements. Vielmehr geht es darum, repetitive und administrative Tätigkeiten zu vereinfachen. So können Ihre Mitarbeiter sich mehr auf beratende Tätigkeiten fokussieren und letztlich auch die Patientenzufriedenheit steigern.

 

Schnittstellen reduzieren: Setzen Sie auf ein ganzheitliches CRM-System

Angefangen von der Terminplanung bis hin zur Patientenakte gibt es in einer Arztpraxis viele Bereiche, die digitalisiert werden können. In modernen Arztpraxen sind Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen daher oft unumgänglich. Je mehr Schnittstellen es gibt, desto weniger effizient wird jedoch auch das Praxismanagement. Es muss zwischen verschiedenen Systemen hin und her gewechselt werden. Auch der Datenimport kann sich als schwierig gestalten. Im Worst Case kommt es zu Terminüberschneidungen oder es gehen wichtige Informationen verloren.

 

Immer mehr Praxen setzen daher auf ein ganzheitliches CRM-System. Das Customer-Relationship-Management vereinfacht die Verwaltung von Informationen und die Kommunikation zwischen Patienten und der Arztpraxis. Durch die Zentralisierung von Kundendaten können Sie und Ihr Mitarbeiter Informationen schneller abrufen und effizienter verwalten. Ein wichtiger Punkt ist dabei die digitale Terminverwaltung. So können Überschneidungen vermieden und Wartezeiten in der Arztpraxis verkürzt werden. Zudem lassen sich automatisierte Erinnerungen an Patienten senden.

 

Die Benachrichtigung per SMS oder E-Mail sorgt dafür, dass Termine nicht vergessen oder rechtzeitig abgesagt werden. Viele Systeme sind dabei direkt auf die Bedürfnisse der Arztpraxen ausgelegt. So ist es auch möglich, dass die Materialplanung direkt in der Software vorgenommen wird. Verbandsmaterial, Schutzhandschuhe und Co. werden dann in regelmäßigem Abstand automatisch nachbestellt.

 

Die Videosprechstunde einführen

Nicht immer ist es notwendig, dass Sie als Arzt Ihre Patienten in der Praxis empfangen. Die Besprechung des Blutbefundes oder die Krankschreibung bei einem grippalen Infekt ließe sich ganz einfach auch über einen Videocall abhandeln. Auch immobile Patienten müssen nicht mehr zu Hause besucht werden, sondern können oft zeitsparend über einen Online-Termin betreut werden. Möchten Sie Videosprechstunden in Ihrer Praxis einführen, braucht es davor eine Genehmigung bei der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung. Dabei müssen Sie bereits Ihren gewählten Videoanbieter angeben, damit die hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen geprüft werden können. Natürlich muss jeder Patient nach wie vor die Möglichkeit haben, einen Termin vor Ort vereinbaren zu können. Denn vor allem bei Gesundheitsfragen hat das direkte Gespräch nach wie vor einen hohen Stellenwert. Dennoch kann die Videosprechstunde dafür sorgen, dass ein überfülltes Wartezimmer der Vergangenheit angehört.

 

Videosprechstunde

 

Ein funktionierendes Team trägt zum Praxiserfolg bei

Ein gut funktionierendes Team ist entscheidend für effektives Praxismanagement. Dabei geht es nicht nur um die professionelle Ebene. Auch die zwischenmenschlichen Beziehungen müssen passen. Wenn sich einzelne Personen im Team nicht wohlfühlen oder unter starkem Stress leiden, kann die gesamte Mitarbeiterzufriedenheit darunter leiden. Dann sinkt die Leistungsbereitschaft und Fehler häufen sich. Wichtig ist, auf eine transparente Kommunikation zu setzen. Schaffen Sie Zeit für wöchentliche Teammeetings. Klare Kommunikationswege und geregelte Verantwortlichkeiten können die Zusammenarbeit im hektischen Praxisalltag verbessern.

 

Während der Meetings können auch Konflikte und Probleme angesprochen und daraufhin gelöst werden. Die Mitarbeitermotivation hängt aber nicht nur vom positiven Arbeitsumfeld ab. Anerkennung für gute Leistungen und gezielte Fortbildungsmöglichkeiten tragen zu einem funktionierenden Team bei. Auch ein Rückzugsort für Mitarbeiter darf in der Praxis nicht fehlen. Der gemütliche Pausenraum bietet Platz für kurze Plaudereien oder das gemeinsame Mittagessen. Dadurch wird der Zusammenhalt im Team meist automatisch gefördert.

 

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Qualitätsmanagement sorgt für kontinuierliche Verbesserung

Um die Abläufe laufend optimieren zu können, sollten Sie ein Qualitätsmanagementsystem in den Praxisalltag implementieren. So können die internen Abläufe stets kontrolliert und auf Fehler analysiert werden. Auch die Zufriedenheit der Patienten lässt sich über das interne Qualitätsmanagement messen. Wenn die Daten dann regelmäßig ausgewertet werden, lässt sich die Patientenzufriedenheit steigern und die internen Abläufe können verbessert werden. Die Qualität in Ihrer Arztpraxis kann natürlich auch nach außen hin präsentiert werden. Durch Audits werden Zertifikate erlangt, die dann stolz im Wartebereich präsentiert werden können.

 

Damit das gesamte Praxisteam an einem Strang zieht, sollte ein QM-Beauftragter ernannt werden. Der zusätzliche Arbeitsaufwand hält sich dabei in Grenzen, wenn die Digitalisierung und Automatisierung in der Praxis Zeit für neue Tätigkeiten freischaufeln. Der QM-Beauftragte dient als Bindeglied zwischen Ärzten und Mitarbeitern. Wichtig ist, dass die Person bereits seit längerer Zeit im Betrieb ist und vom gesamten Team akzeptiert wird. Eine spezielle Ausbildung brauchen QM-Beauftragte nicht. Dennoch ist es sinnvoll, den Mitarbeiter vorab weiterzubilden. Ansonsten können die Ergebnisse des Qualitätsmanagements zu wünschen übrig lassen.

 

Digitalisierung am Empfang: Nicht auf die Menschlichkeit vergessen

Der Besuch beim Arzt ist für viele Patienten eine Stresssituation. Nervosität und Angst sorgen schnell für ein flaues Gefühl im Magen. Daher ist es besonders wichtig, einen freundlichen ersten Eindruck zu hinterlassen. Im Empfangsbereich muss eine Wohlfühlatmosphäre herrschen. Freundliches Personal sorgt dafür, dass Patienten sich entspannen und weniger Angst vor dem bevorstehenden Termin haben. Gleichzeitig kann es beim „Check-in“ aber auch zu langen Wartezeiten und Frustration kommen. Vor allem große Praxen setzen daher immer häufiger auf digitalisierte Systeme. Patienten können ihre elektronische Gesundheitskarte selbst scannen und sich somit eigenständig anmelden. Bei langen Warteschlangen am Empfangstresen sind vor allem jüngere Patienten oft dankbar für solche Möglichkeiten. Vollständig auf einen persönlichen Empfang zu verzichten, ist aktuell jedoch noch undenkbar. Die menschliche Komponente beim Betreten der Arztpraxis vermittelt ein Gefühl von Sicherheit und Wärme.

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